Inventory คืออะไร? เคล็ดลับการจัดการสินค้าคงคลังที่ร้านค้าปลีกต้องรู้

ร้านขายของคุณเคยประสบปัญหาเหล่านี้หรือไม่? สินค้าขาดสต็อกทั้งที่ลูกค้าต้องการซื้อ สินค้าค้างนานจนหมดอายุต้องทิ้ง หรือไม่รู้เลยว่ามีสินค้าอะไรอยู่ในร้านบ้าง? ถ้าใช่ นั่นแสดงว่าคุณอาจกำลังมีปัญหาเรื่องการจัดการ Inventory คือ หรือ สินค้าคงคลัง นั่นเอง!

สินค้าคงคลัง คือ หัวใจสำคัญของธุรกิจร้านค้าที่หลายคนมองข้าม แต่กลับเป็นปัจจัยที่ส่งผลโดยตรงต่อกำไรและความอยู่รอดของร้าน บทความนี้จะพาคุณเจาะลึกเรื่อง Inventory ตั้งแต่ความหมาย ประเภท ไปจนถึงเทคนิคการจัดการที่จะช่วยให้ร้านของคุณเพิ่มกำไรและลดการสูญเสียโดยไม่จำเป็น

ความหมายของสินค้าคงคลัง (Inventory)

Inventory คือ สินค้าหรือวัสดุทั้งหมดที่ธุรกิจมีไว้เพื่อขายหรือใช้ในการดำเนินงาน โดยเฉพาะสำหรับร้านค้าปลีก สินค้าคงคลัง คือสินค้าทั้งหมดที่มีอยู่ในร้าน คลังสินค้า หรือระหว่างการขนส่ง ซึ่งรอการขายให้กับลูกค้า

Inventory คือ สินทรัพย์หมุนเวียนประเภทหนึ่งของธุรกิจ และถือเป็นต้นทุนสำคัญที่ต้องบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ การมีสินค้าคงคลังมากเกินไปอาจทำให้เงินทุนจมและมีค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บสูง ในขณะที่การมีสินค้าน้อยเกินไปอาจทำให้พลาดโอกาสในการขายและสูญเสียความพึงพอใจของลูกค้า

การเข้าใจว่า Inventory คืออะไร และการบริหารจัดการอย่างเหมาะสมจึงเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จของธุรกิจร้านค้าปลีกทุกขนาด

สินค้าคงคลังมีกี่ประเภท? เรียนรู้เพื่อการจัดการที่มีประสิทธิภาพ

การรู้ว่า สินค้าคงคลังมีกี่ประเภท จะช่วยให้คุณวางแผนการจัดการได้อย่างเหมาะสม สำหรับธุรกิจร้านค้าปลีก สินค้าคงคลังสามารถแบ่งออกเป็นประเภทหลักๆ ดังนี้

1. สินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods Inventory)

สินค้าสำเร็จรูป คือ สินค้าที่พร้อมขายให้กับลูกค้า ซึ่งเป็นประเภทสินค้าคงคลังที่พบมากที่สุดในร้านค้าปลีก เช่น อาหาร เครื่องดื่ม สินค้าอุปโภคบริโภค และของใช้ต่างๆ ในบ้าน

2. สินค้าระหว่างการผลิต (Work-in-Progress Inventory)

สำหรับร้านค้าที่มีการผลิตหรือแปรรูปสินค้าเอง เช่น ร้านเบเกอรี่ หรือร้านอาหาร Inventory คือวัตถุดิบที่อยู่ระหว่างกระบวนการผลิตและยังไม่เสร็จสมบูรณ์

3. วัตถุดิบ (Raw Materials Inventory)

วัตถุดิบ คือ ส่วนประกอบหรือวัสดุที่ใช้ในการผลิตสินค้า สินค้าคงคลังประเภทนี้มักพบในร้านค้าที่มีการผลิตสินค้าเอง เช่น ร้านเบเกอรี่ที่มีแป้ง น้ำตาล และวัตถุดิบอื่นๆ

4. สินค้าใช้สิ้นเปลือง (Consumables Inventory)

สำหรับสินค้าใช้สิ้นเปลือง Inventory คือสิ่งของที่ใช้ในการดำเนินธุรกิจแต่ไม่ได้นำไปขายโดยตรง เช่น วัสดุสำนักงาน ถุงพลาสติก กระดาษห่อ หรือกล่องใส่สินค้า

5. วัสินค้าเพื่อการซ่อมบำรุง (Maintenance, Repair, and Operations Inventory)

สินค้าคงคลังประเภทนี้เป็นอะไหล่หรืออุปกรณ์ที่ใช้ในการซ่อมบำรุงเครื่องมือหรือเครื่องจักรในร้าน เช่น หลอดไฟ อะไหล่ตู้แช่ หรืออุปกรณ์ซ่อมแซมชั้นวางสินค้า

การเข้าใจว่า สินค้าคงคลังมีกี่ประเภท และแต่ละประเภทมีลักษณะอย่างไร จะช่วยให้คุณสามารถวางแผนการจัดการ Inventory ได้อย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ความสำคัญของสินค้าคงคลังต่อธุรกิจร้านค้า

สินค้าคงคลัง คือหัวใจสำคัญของธุรกิจร้านค้าปลีก การบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพจะส่งผลโดยตรงต่อความสำเร็จของธุรกิจในหลายด้าน

1. สินค้าคงคลังเป็นสินทรัพย์ขององค์กรธุรกิจ

Inventory คือสินทรัพย์หมุนเวียนที่มีมูลค่าและสามารถแปลงเป็นเงินสดได้เมื่อขายให้กับลูกค้า สำหรับร้านค้าปลีก สินค้าคงคลังอาจมีมูลค่าเป็นสัดส่วนที่สูงเมื่อเทียบกับสินทรัพย์ทั้งหมดของธุรกิจ การบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพจึงมีผลโดยตรงต่อสุขภาพทางการเงินของกิจการ

2. ผลกระทบต่อรายได้และต้นทุนของธุรกิจ

การมีสินค้าคงคลังที่เพียงพอและตรงกับความต้องการของลูกค้าจะช่วยเพิ่มโอกาสในการขายและสร้างรายได้ ในขณะเดียวกัน การบริหารจัดการ Inventory อย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยลดต้นทุนในหลายด้าน เช่น ต้นทุนในการจัดเก็บ ต้นทุนจากสินค้าเสื่อมสภาพหรือหมดอายุ ต้นทุนในการสั่งซื้อและขนส่ง ต้นทุนจากเงินทุนที่จมอยู่ในสินค้า

3. การไม่ให้การดำเนินธุรกิจขาดตอน

สินค้าคงคลัง คือปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างต่อเนื่อง การมีสินค้าเพียงพอจะช่วยให้คุณสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ทันที ไม่พลาดโอกาสในการขาย และรักษาความพึงพอใจของลูกค้า
การขาดแคลนสินค้าคงคลังอาจทำให้ลูกค้าผิดหวังและหันไปซื้อจากคู่แข่ง ซึ่งอาจส่งผลเสียในระยะยาวต่อชื่อเสียงและความน่าเชื่อถือของร้านค้า

วิธีบริหารจัดการสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพ

การบริหารจัดการ Inventory อย่างมีประสิทธิภาพเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ที่ต้องอาศัยความรู้ ความเข้าใจ และประสบการณ์ ซึ่งวันนี้เรามีวิธีการจัดการสินค้าคงคลังที่มีประสิทธิภาพมาฝากทุกคนกัน!

1. การตรวจสอบและจัดการสินค้าคงคลังอย่างเหมาะสม

การตรวจนับสินค้าคงคลังอย่างสม่ำเสมอเป็นสิ่งสำคัญในการบริหารจัดการ Inventory อย่างมีประสิทธิภาพ โดยทั่วไป มีวิธีการตรวจนับ 3 แบบด้วยกัน

- การตรวจนับประจำปี (Annual Inventory Count): ทำการตรวจนับ สินค้าคงคลัง ทั้งหมดอย่างน้อยปีละครั้ง เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของระบบและปรับปรุงข้อมูล

- การตรวจนับหมุนเวียน (Cycle Counting): แบ่งการตรวจนับเป็นกลุ่มย่อยและทำการตรวจนับหมุนเวียนไปเรื่อยๆ เช่น ตรวจนับสินค้ากลุ่ม A วันนี้ กลุ่ม B พรุ่งนี้ เป็นต้น

- การตรวจนับแบบสุ่ม (Random Sampling): สุ่มตรวจนับสินค้าคงคลัง บางรายการเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของระบบ

นอกจากการตรวจนับแล้ว การจัดวางสินค้าคงคลังอย่างเป็นระบบก็มีความสำคัญ เช่น การใช้หลัก FIFO (First In, First Out) สำหรับสินค้าที่มีวันหมดอายุ หรือการจัดวางสินค้าตามความถี่ในการหยิบใช้

2. การวางแผนและจัดทำรายงานสินค้า

การวางแผนและการจัดทำรายงานสินค้าคงคลังเป็นส่วนสำคัญของการบริหารจัดการ Inventory โดยควรมีการจัดทำรายงานต่างๆ เช่น

- รายงานสินค้าคงเหลือ (Inventory Status Report): แสดงปริมาณสินค้าคงคลังที่มีอยู่ในปัจจุบัน

- รายงานสินค้าขายดี (Top Selling Items Report): แสดงรายการสินค้าที่มียอดขายสูงสุด เพื่อใช้ในการวางแผนการสั่งซื้อ

- รายงานสินค้าเคลื่อนไหวช้า (Slow-Moving Items Report): แสดงรายการสินค้าที่มียอดขายต่ำ เพื่อพิจารณาจัดโปรโมชั่นหรือลดปริมาณการสั่งซื้อ

- รายงานสินค้าใกล้หมดอายุ (Near-Expiry Items Report): แสดงรายการสินค้าที่ใกล้หมดอายุ เพื่อวางแผนการระบายสินค้า

การจัดทำรายงานเหล่านี้จะช่วยให้คุณมีข้อมูลที่จำเป็นในการตัดสินใจและวางแผนการบริหารจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. การรักษาความสมดุลระหว่างการมีสินค้ามากเกินไปหรือน้อยเกินไป

การรักษาสมดุลของ Inventory คือหัวใจสำคัญของการบริหารจัดการสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพ การมีสินค้ามากเกินไปอาจทำให้เกิดต้นทุนที่สูงขึ้น ในขณะที่การมีสินค้าน้อยเกินไปอาจทำให้พลาดโอกาสในการขาย ซึ่งเทคนิคที่นิยมใช้ในการรักษาสมดุลของสินค้าคงคลัง ได้แก่

- การกำหนดจุดสั่งซื้อใหม่ (Reorder Point): กำหนดระดับสินค้าคงคลังที่เมื่อลดลงถึงระดับนี้แล้วจะต้องทำการสั่งซื้อใหม่

- การกำหนดปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัด (Economic Order Quantity - EOQ): คำนวณปริมาณการสั่งซื้อที่ทำให้ต้นทุนรวมต่ำที่สุด

- การใช้ระบบ Just-in-Time (JIT): พยายามมีสินค้าคงคลังในปริมาณที่พอดีกับความต้องการ ไม่มากหรือน้อยเกินไป

- การใช้การวิเคราะห์ ABC (ABC Analysis): แบ่งสินค้าออกเป็นกลุ่ม A, B, และ C ตามมูลค่าหรือความสำคัญ และบริหารจัดการแต่ละกลุ่มอย่างเหมาะสม

การใช้เทคนิคเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถรักษาสมดุลของสินค้าคงคลังและลดต้นทุนในการบริหารจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อดีของการบริหารจัดการสินค้าคงคลังที่ดี

ต้องบอกว่าการบริหารจัดการ Inventory อย่างมีประสิทธิภาพจะนำมาซึ่งประโยชน์มากมายสำหรับธุรกิจร้านค้าปลีก โดยเฉพาะในหมู่เจ้าของร้านค้าปลีกมือใหม่ ที่อยากบริหารร้านโชห่วยให้มีกำไร ไม่เจ็บกระเป๋าเงิน

1. ลดความเสี่ยงในการขาดสินค้าหรือมีสินค้าคงเหลือมากเกินไป

การบริหารจัดการสินค้าคงคลังที่ดีจะช่วยลดความเสี่ยงในการขาดแคลนสินค้า ซึ่งอาจทำให้พลาดโอกาสในการขายและสูญเสียความพึงพอใจของลูกค้า ในขณะเดียวกัน ก็ช่วยลดความเสี่ยงในการมีสินค้ามากเกินไป ซึ่งอาจทำให้เกิดต้นทุนที่สูงขึ้นและความเสี่ยงจากสินค้าเสื่อมสภาพหรือล้าสมัย

2. ลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บและบริหารจัดการสินค้า

การบริหารจัดการ Inventory อย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในหลายด้าน เช่น ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ ค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษา ค่าใช้จ่ายจากสินค้าเสื่อมสภาพหรือหมดอายุ ค่าใช้จ่ายจากเงินทุนที่จมอยู่ในสินค้า การลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะช่วยเพิ่มกำไรและความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจ

3. ช่วยให้ธุรกิจสามารถตอบสนองความต้องการของผู้บริโภคได้อย่างเต็มที่

การมีสินค้าคงคลังที่เพียงพอและตรงกับความต้องการของลูกค้าจะช่วยให้ธุรกิจสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างทันท่วงที ซึ่งจะช่วยเพิ่มความพึงพอใจและความภักดีของลูกค้า
นอกจากนี้ การมีข้อมูล Inventory ที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันจะช่วยให้คุณสามารถวางแผนและปรับกลยุทธ์ทางการตลาดได้อย่างเหมาะสม เช่น การจัดโปรโมชั่นเพื่อระบายสินค้าที่ขายช้า หรือการเพิ่มปริมาณการสั่งซื้อสินค้าที่มีแนวโน้มความต้องการสูง

อุปสรรคและความเสี่ยงในการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง

แม้ว่าการบริหารจัดการสินค้าคงคลังจะมีความสำคัญ แต่ก็มีอุปสรรคและความเสี่ยงที่ต้องระวังมากๆ เช่น

1. ต้นทุนการจัดเก็บและดูแลรักษาสินค้าที่สูง

การจัดเก็บและดูแลรักษา Inventory มีต้นทุนที่สูง ทั้งในด้านพื้นที่ แรงงาน และระบบการจัดการ โดยเฉพาะสำหรับสินค้าที่ต้องการการดูแลรักษาเป็นพิเศษ เช่น สินค้าที่ต้องเก็บในอุณหภูมิที่เหมาะสม หรือสินค้าที่เปราะบางและเสียหายง่าย

2. การหยุดชะงักของขั้นตอนการดำเนินงานหากสินค้าไม่เพียงพอ

การขาดแคลนสินค้าคงคลังอาจทำให้การดำเนินงานของธุรกิจหยุดชะงัก โดยเฉพาะในกรณีที่สินค้านั้นเป็นสินค้าที่มีความสำคัญหรือมียอดขายสูง การไม่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อาจทำให้สูญเสียยอดขายและความพึงพอใจของลูกค้า

3. ผลกระทบต่อสมดุลตลาดและความพึงพอใจของลูกค้า

การบริหารจัดการสินค้าคงคลังที่ไม่มีประสิทธิภาพอาจส่งผลกระทบต่อสมดุลตลาดและความพึงพอใจของลูกค้า เช่น การมีสินค้าไม่เพียงพอทำให้ลูกค้าผิดหวังและหันไปซื้อจากคู่แข่ง หรือถ้ามีสินค้ามากเกินไปอาจทำให้ต้องลดราคาเพื่อระบายสินค้า ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อภาพลักษณ์และการรับรู้คุณค่าของสินค้า

วิธีการนำเทคโนโลยีและเครื่องมือมาใช้ในการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง

ปัจจุบัน มีเทคโนโลยีและเครื่องมือหลากหลายที่ช่วยให้การบริหารจัดการ Inventory ทำได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

1. การใช้ซอฟต์แวร์บริหารจัดการสินค้าคงคลัง

ซอฟต์แวร์บริหารจัดการสินค้าคงคลัง ช่วยให้การติดตาม บันทึก และวิเคราะห์ข้อมูลทำได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว ซึ่งในปัจจุบัน มีซอฟต์แวร์บริหารจัดการ Inventory หลากหลายรูปแบบ ตั้งแต่โซลูชันอย่างง่ายสำหรับร้านค้าขนาดเล็ก ไปจนถึงระบบที่ซับซ้อนสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ การเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับขนาดและความต้องการของธุรกิจจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างมาก

2. การใช้ระบบบาร์โค้ดและ RFID

การใช้เทคโนโลยีบาร์โค้ดและ RFID (Radio Frequency Identification) ช่วยให้การติดตามและบันทึกข้อมูลสินค้าคงคลังทำได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ

- ระบบบาร์โค้ด: ช่วยให้การบันทึกข้อมูลสินค้าเข้าและออกทำได้อย่างรวดเร็ว ลดความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ

- ระบบ RFID: ช่วยให้การติดตามสินค้าคงคลังทำได้แบบอัตโนมัติ โดยไม่ต้องสแกนบาร์โค้ดทีละชิ้น เหมาะสำหรับร้านค้าที่มีปริมาณสินค้าจำนวนมาก

การใช้เทคโนโลยีเหล่านี้ไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มความแม่นยำในการบริหารจัดการ Inventory เท่านั้น แต่ยังช่วยลดเวลาและแรงงานในการตรวจนับและบันทึกข้อมูลอีกด้วย

3. การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อปรับปรุงการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง

การวิเคราะห์ข้อมูลสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงการบริหารจัดการได้อย่างต่อเนื่อง

- การวิเคราะห์แนวโน้มการขาย: ช่วยให้คุณสามารถคาดการณ์ความต้องการในอนาคตและวางแผนการสั่งซื้อได้อย่างเหมาะสม

- การวิเคราะห์ฤดูกาล: ช่วยให้คุณเข้าใจรูปแบบความต้องการตามฤดูกาลและเตรียมพร้อมสำหรับช่วงที่มีความต้องการสูง

- การวิเคราะห์สินค้าขายดี/ขายช้า: ช่วยให้คุณสามารถปรับปริมาณการสั่งซื้อและพื้นที่จัดเก็บได้อย่างเหมาะสม

- การวิเคราะห์ประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์: ช่วยให้คุณสามารถเลือกซัพพลายเออร์ที่มีประสิทธิภาพและเชื่อถือได้

การนำข้อมูลเหล่านี้มาใช้ในการตัดสินใจจะช่วยให้การบริหารจัดการสินค้าคงคลังมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดต้นทุน และเพิ่มความสามารถในการตอบสนองความต้องการของลูกค้า

Makro POS ระบบที่ช่วยให้การจัดการ Inventory ง่ายขึ้น

Makro POS เป็นระบบจุดขายที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ร้านค้าปลีกสามารถบริหารจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบนี้มีฟีเจอร์หลากหลายที่ช่วยให้การจัดการ Inventory ทำได้ง่ายขึ้น

ด้วยฟีเจอร์เหล่านี้ Makro POS จึงเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ร้านค้าปลีกสามารถบริหารจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน

การจัดการ Inventory ที่ดีคือกุญแจสู่ความสำเร็จกับมิตรแท้โชห่วย
การบริหารจัดการสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพเป็นปัจจัยสำคัญที่จะช่วยให้ธุรกิจร้านค้าปลีกประสบความสำเร็จในยุคที่มีการแข่งขันสูง การเข้าใจว่า Inventory คืออะไร และมีความสำคัญอย่างไรจะช่วยให้คุณสามารถวางแผนและปรับปรุงการบริหารจัดการได้อย่างเหมาะสม

ด้วยการให้ความสำคัญกับการบริหารจัดการสินค้าคงคลังและการนำเทคโนโลยีอย่าง Makro POS มาใช้ คุณจะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินธุรกิจ ลดต้นทุน และเพิ่มความสามารถในการแข่งขันในตลาดที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

รับปรึกษา ทุกปัญหา โชห่วย ฟรี !!

ติดต่อเรา ได้ที่ Inbox แอดมาที่ Line @mitrtaeshohuay
หรือโทร. 02-099-1555 เวลา 07:00-22:00 น. ทุกวัน